VĂN PHÒNG VIỆN

Tầng 2, Số 389 phố Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

Điện thoại:04.37674881         Fax: 04.37674880

Email: vanphongvktqg@gmail.com

Chánh văn phòng: Nguyễn Xuân Độ

Phó chánh văn phòng: Nguyễn Thu Trang

Phó chánh văn phòng: Phùng Thu Hương

NHIỆM VỤ – QUYỀN HẠN:

1. Thực hiện công tác hành chính quản trị:

1.1.Công tác tổng hợp: chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong công tác tổng hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Viện; theo dõi, lập báo cáo tình hình hoạt động của Viện, chuẩn bị chương trình và báo cáo giao ban Viện hàng tháng; ra thông báo kết luận các cuộc họp của Lãnh đạo Viện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của lãnh đạo Viện;

1.2. Công tác Văn thư: Quản lý con dấu, tiếp nhận, kiểm soát phân phối và lưu trữ các công văn đến Viện; kiểm tra, kiểm soát thể thức và lưu trữ các văn bản do Viện phát hành;

1.3. Xếp lịch làm việc của lãnh đạo Viện, bố trí phòng họp, hội nghị, hội thảo, photo công văn, tài liệu cho khối quản lý, mua văn phòng phẩm phục vụ lãnh đạo Viện và các phòng chức năng theo chỉ đạo của Viện trưởng; đề nghị thanh toán các chi phí, đặt vé; lập chương trình đi công tác cho Lãnh đạo Viện;

1.4. Công tác thư viện: Phục vụ báo chí hàng ngày, sưu tầm tài liệu, ấn phẩm được Viện trưởng giao; tiếp nhận và lưu trữ toàn bộ sản phẩm nghiên cứu khoa học, hồ sơ thiết kế kiến trúc, quy hoạch xây dựng, khảo sát đo đạc, dự án đầu tư… do Viện thực hiện đã hoàn thành; tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Viện theo đúng quy định;

1.5. Thực hiện công tác y tế chăm sóc sức khỏe cán bộ, viên chức, người lao động của Viện;

1.6. Quản lý, điều hành văn phòng điện tử, kết nối với các đơn vị tại miền Trung, miền Nam giao ban trực tuyến (nếu có);

1.7. Quản lý, thống kê, tiếp nhận và đề xuất thanh lý hàng năm hệ thống máy móc thiết bị của Viện (máy tính, máy in…), quản trị mạng, thiết bị tổng đài điện thoại.

2. Quản lý cơ sở vật chất của Viện: quản lý và bố trí xe ô tô phục vụ công tác theo quy chế; tiếp nhận và quản lý các trụ sở làm việc, tài sản công tại các địa phương; quản lý trông giữ xe đạp, xe máy ra vào trụ sở 389 Đội Cấn, Hà Nội.

3. Thực hiện công tác sửa chữa nhỏ và đảm bảo thông suốt sự vận hành công trình trụ sở 389 Đội Cấn, Hà Nội.

4. Phục vụ công tác tiếp khách, bố trí nơi ăn, ở, phương tiện đi lại và vật phẩm lưu niệm cho khách (khi có yêu cầu của Viện trưởng).

5. Phụ trách công tác vệ sinh, tạp vụ, công tác bảo vệ an ninh trật tự trụ sở Viện tại 389 Đội Cấn, Hà Nội; kiểm tra theo dõi và trực tiếp thu kinh phí sử dụng vượt mức khoán điện, nước… hàng tháng của các đơn vị.

6. Thường trực công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, công tác quân sự quốc phòng, dân quân tự vệ.

7. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các quy chế khác theo quy định; giám sát công tác xây dựng, sửa chữa trụ sở Viện.

8. Thống kê, báo cáo các mặt hoạt động của Văn phòng theo quy định của Viện.

9. Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

=================================

PHÒNG CHỨC NĂNG

Văn phòng Viện
Phòng tổ chức cán bộ
Phòng kế hoạch – tài chính
Phòng quản lý khoa học kỹ thuật và thông tin