PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

Tầng 2, Số 389 phố Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

Ban lãnh đạo:

I/ VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG:

– Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý các lĩnh vực trong công tác tổ chức cán bộ, xây dựng bộ máy điều hành, quy hoạch cán bộ quản lý; xây dựng, kiện toàn và nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý của các đơn vị; công tác chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách khác; quản lý nhân sự, đào tạo, đánh giá, xếp loại chất lượng, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động tại các đơn vị trực thuộc Viện theo quy định của Đảng, pháp luật và Bộ Xây dựng.

– Tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Viện Kiến trúc Quốc gia; giúp Viện trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Viện; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, bảo mật, bảo vệ, quân sự, y tế.

 

II/ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN:

1. Về công tác Tổ chức cán bộ:

1.1. Xây dựng, quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế viên chức, số lượng người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động của Viện và các đơn vị trực thuộc phù hợp với sự phát triển của Viện theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định; kiểm tra, giám sát và tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Viện về công tác tổ chức cán bộ hàng năm tại các đơn vị trực thuộc;

1.2. Triển khai thực hiện tuyển dụng viên chức, người lao động theo chỉ tiêu biên chế, nhu cầu của Viện; căn cứ vào nhu cầu công tác của đơn vị đề xuất việc sắp xếp tổ chức, điều động, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng viên chức, người lao động phù hợp với yêu cầu phát triển của đơn vị;

1.3. Giúp Viện trưởng trong công tác quản lý viên chức, người lao động theo quy định phân cấp quản lý; giải quyết các chế độ chính sách (tiền lương, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật …) cho viên chức, người lao động theo quy định của Nhà nước và phân cấp thuộc quyền quản lý của Viện;

1.4. Giúp Viện trưởng các công tác về tổ chức, sắp xếp và cải tiến bộ máy các đơn vị trực thuộc theo chiến lược phát triển của Viện; đề xuất chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ công tác cho Viện và các đơn vị trực thuộc; 1.5. Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan để xác định biên chế và hợp đồng lao động của các đơn vị cho toàn Viện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Kiến trúc Quốc gia và các đơn vị trực thuộc;

1.6. Hướng dẫn, giám sát các đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp theo lương, bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn, thất nghiệp, nghỉ hưu….) cho viên chức, người lao động do các đơn vị quản lý:

1.7. Chủ trì xây dựng biên soạn và ban hành quy chế làm việc, quy chế dân chủ, các nội quy và quy chế hoạt động liên quan của Viện; phối hợp và kiểm soát việc xây dựng và ban hành quy chế làm việc, quy chế dân chủ… của các đơn vị trực thuộc có con dấu riêng; chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát các đơn vị trực thuộc xây dựng và thực hiện các quy chế nội bộ phù hợp với quy chế chung của Viện;

1.8. Đầu mối giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện các công tác quản lý nội bộ, công tác bảo mật, bảo vệ chính trị nội bộ;

1.9. Thường trực Hội đồng Thi đua – khen thưởng; Hội đồng xét công nhận sáng kiến cấp cơ sở; Hội đồng xét nâng bậc lương và Hội đồng tuyển dụng của Viện Kiến trúc Quốc gia;

1.10. Theo dõi, đôn đốc thực hiện Luật Viên chức, Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định của Nhà nước, nội quy quy chế dân chủ của cơ quan;

1.11. Phối hợp với Trung tâm Đào tạo và hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan (theo phân công) để xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hàng năm; lựa chọn viên chức, người lao động cử đi đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;

1.12. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch viên chức, người lao động của Viện; bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê báo cáo số lượng và chất lượng viên chức, người lao động theo quy định.

2. Về công tác Hành chính quản trị:

2.1. Công tác tổng hợp:

2.1.1. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổng hợp, lập báo cáo sơ kết, tổng kết, giao ban; báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện;

2.1.2. Chuẩn bị chương trình, ghi chép, lập biên bản và soạn thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì;

2.1.3. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, quyết định của lãnh đạo Viện trong lĩnh vực có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Phòng. 2.2. Công tác văn thư:

2.2.1. Quản lý con dấu, tiếp nhận, kiểm soát, phân phối và lưu trữ các công văn đến Viện; kiểm tra, kiểm soát thể thức và lưu trữ các văn bản do Viện phát hành; 2.2.2. In ấn, sao chụp tài liệu phục vụ công việc quản lý, điều hành, chuyên môn theo yêu cầu của lãnh đạo Viện.

2.3. Công tác quản trị:

2.3.1. Sắp xếp lịch, bố trí phòng họp, chuẩn bị công tác hậu cần phục vụ tổ chức các buổi tọa đàm, hội nghị, hội thảo và đôn đốc các thành phần liên quan trong các chương trình làm việc của lãnh đạo Viện hoặc được Viện trưởng ủy quyền;

2.3.2. Lập kế hoạch sử dụng văn phòng phẩm, điện thoại và thanh toán các chi phí; photo công văn, chuẩn bị tài liệu cho khối quản lý thuộc Viện; đặt vé máy bay, quản lý và bố trí xe ô tô phục vụ công tác cho Lãnh đạo Viện khi có yêu cầu;

2.3.3. Thực hiện các chương trình đi công tác của Lãnh đạo Viện; tổ chức tiếp khách, bố trí ăn, ở, phương tiện đi lại cho khách khi có yêu cầu của Viện trưởng;

2.3.4. Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các thủ tục về hộ chiếu, nhập cảnh, xuất cảnh theo quy định của Nhà nước;

2.3.5. Phụ trách công tác hiếu, hỷ, vệ sinh, tạp vụ; công tác bảo vệ các trụ sở của Viện;

2.3.6. Tổ chức công tác y tế chăm sóc sức khỏe cán bộ, viên chức của Viện;

2.3.7. Thường trực công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, công tác quân sự, dân quân tự vệ;

2.3.8. Quản lý, điều hành hoạt động của Trụ sở Viện tại miền Trung;

2.3.9. Quản lý sổ sách về cơ sở vật chất của Viện: quản lý, lưu trữ các văn bản, giấy tờ về nhà, đất của các trụ sở Viện; hệ thống các loại máy móc và trang thiết bị (điện, nước, văn phòng…) của Viện (do Viện trực tiếp sử dụng hoặc Viện đã giao cho các cá nhân, đơn vị trực thuộc Viện sử dụng); thực hiện các thủ tục về quản lý tài sản: lập sổ sách kê biên, giao nhận từng đợt, hàng năm; theo dõi kiểm tra sử dụng, khấu hao và thực hiện thanh lý tài sản…;

2.3.10. Quản lý vận hành cơ sở vật chất của Viện: bảo dưỡng hệ thống máy móc, điện, nước, thiết bị, nhà cửa… bảo đảm sự vận hành thường xuyên, đáp ứng các yêu cầu hoạt động của Viện tại 02 trụ sở làm việc của Viện (tại 389 Đội Cấn, Hà Nội và tại khu Nam Vỹ Dạ 7, tp Huế);

2.3.11. Quản trị mạng, thiết bị tổng đài điện thoại; quản lý trông giữ các loại phương tiện giao thông trong trụ sở Viện; trực tiếp kiểm tra, giám sát việc nộp tiền sử dụng điện, nước… của các đơn vị sử dụng chung hóa đơn thanh toán điện, nước của Viện;

2.3.12. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế làm việc và các quy chế khác thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

2.4. Thực hiện thống kê, báo cáo các hoạt động của phòng theo quy định của Viện.

2.5. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Viện trưởng Viện Kiến trúc Quốc gia giao, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

3. Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính được quyền:

3.1. Yêu cầu các đơn vị trực thuộc Viện báo cáo, cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết phục vụ công tác tổ chức, quản lý, điều hành của Viện và Viện trưởng;

3.2. Ký thừa lệnh một số văn bản thuộc lĩnh vực công tác của Phòng theo Quy chế làm việc của Viện và phân công của lãnh đạo Viện; ký thừa ủy quyền một số văn bản khi được Viện trưởng ủy quyền;

3.3. Thông báo ý kiến chỉ đạo của Viện trưởng tới các đơn vị trực thuộc liên quan để thực hiện; phân phối công văn, giấy tờ đến các đơn vị để giải quyết công việc kịp thời;

3.4. Đề nghị Lãnh đạo Viện tạm hoãn hoặc điều chỉnh các cuộc họp của Lãnh đạo Viện chủ trì theo lịch đã ghi nếu kiểm tra thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu chưa đầy đủ hoặc các thành phần họp chưa đúng, đủ theo triệu tập; trả lại văn bản của các cơ quan, đơn vị trình lãnh đạo Viện khi kiểm tra thấy không đúng thể thức, trình tự, thủ tục hành chính hoặc phát hiện có nội dung không phù hợp.

 III/ CƠ CẤU TỔ CHỨC:

1. Phòng Tổ chức – Hành chính có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và các viên chức, người lao động chuyên môn nghiệp vụ.

2. Trưởng phòng và các Phó Trưởng phòng do Viện trưởng Viện Kiến trúc Quốc gia bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cách chức, luân chuyển, điều động, biệt phái theo quy định của Đảng và pháp luật.

3. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng; Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công ./.

 

(Trích Quyết định số: 69/2023/QĐ-VKTQG ngày 28/08/2023 của Viện Kiến trúc Quốc gia)